Gagner en efficacité au travail rapidement et sans effort !

Dans les lignes qui suivent vous trouverez des conseils pour vous organiser et ainsi gagner en efficacité au travail rapidement !

Comment augmenter votre efficacité au travail sans y laisser votre santé ?

Les dossiers s’empilent sur votre bureau et vous ne savez plus par où commencer pour remettre de l’ordre ?

 

efficacité au travail

 

Parfois, en s’organisant un peu mieux, il est facile d’être beaucoup plus efficace au travail. Voici quelques conseils pour bien gérer votre temps, travailler bien mieux et beaucoup plus vite.

 

 1) Tenir un planning hebdomadaire

Pour éviter de naviguer à vue, la tenue d’un planning est indispensable. Sans faire de zèle cependant. Il vaut mieux planifier un maximum de choses, mais seulement les vraies dates-limites.

Vous devez y inscrire : tout ce que vous avez à faire dans la journée, d’honorer votre rendez-vous avec un client important à répondre à un mail, en passant par la corvée de vider votre corbeille à papiers.

Ajoutez-y également vos impératifs personnels. Il serait dommage d’oublier vos enfants à l’école.

Il est inutile de surcharger votre agenda avec un dossier qui peut être rendu plus tard .

 

 2) Hiérarchiser !

Ce qui prend moins de deux minutes est à faire tout de suite. Ce qui prend plus de deux minutes doit « sortir de votre tête » et être noté sur votre « to do list » pour ne pas être oublié.

Il est aussi important de demander à son supérieur quel est le niveau d’excellence demandé pour le traitement de chaque dossier. Le mieux est l’ennemi du bien, votre perfectionnisme peut vous faire perdre du temps.

 

3) Trouver son rythme de travail.

Il est normal d’être moins efficace à certains moments de la journée. Certaine personne sont « du matin » et d’autres « du soir ».

Réservez vos périodes d’efficacité pour vos dossiers importants et gardez les tâches qui vous demandent peu de réflexion pour les moments où vous êtes le moins en forme.

Les périodes où vous êtes le moins efficace ne sont pas pour autant du temps perdu. Vous pouvez en profiter pour vous attaquer aux petites tâches que vous avez repoussé comme les notes de frais, la saisie des cartes de visite, la lecture de la presse professionnelle, le fignolage d’une présentation, le rangement de bureau.

Ce sont ces petites choses qui feront gagner du temps par la suite.

D’une manière générale, alternez les activités. Cela évite la fatigue mentale et la monotonie.

 

4) Éviter les interruptions

En entreprise, on a souvent tendance à se disperser : un mail auquel répondre de manière urgente, un SMS à regarder sur le téléphone, un document à aller chercher à l’imprimante, un collaborateur qui toque à la porte…

Il faut en moyenne une dizaine de minutes pour retrouver le niveau de concentration qu’on avait avant d’avoir été interrompu. Mieux vaut donc s’assurer que cela n’arrive pas trop souvent.

Commencer donc par supprimer l’alerte de votre messagerie, fermez la porte de votre bureau pour éviter d’être « déranger pour rien » ou même mettre votre téléphone sur silencieux.

 

 5) Faire le ménage et s’organiser.

Dans votre messagerie, triez les informations entrantes. Si vous n’êtes pas archivistes, cela ne sert à rien de conserver des mails de 2007.

Prendre 10 minutes chaque soir pour ranger son bureau n’est pas superflu. Jeter les post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, mettre en évidence la priorité du lendemain.

Vous éviterez ainsi de passer 20 minutes à chercher le moindre document, là où 30 secondes doivent suffire. Un conseil : faites deux piles intitulées « à faire » et « à classer ».

Veillez à bien prendre connaissances des « à faire » pour ne pas rater de dates limites. L’autre tas attendra que vous ayez envie de classer … ou pas. En tout cas, tant que ça n’empêche pas vos collègues de travailler, tant pis si vous avez une grosse pile sur votre bureau.

Enfin, prenez l’habitude de nommer vos documents de façon claire, et ne faites pas de doublon d’un même fichier, vous risquer de ne plus savoir quelle est la version définitive.

 

En suivant ces quelques conseils ultra-simples vous devriez rapidement constater que vous avez gagner en efficacité au travail !

Je vous souhaite le meilleur

Amicalement

Guillaume.

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